El desafío
La Universidad Internacional de La Rioja (UNIR), la primera universidad online y una de las más prestigiosas del mundo según diferentes rankings, vivía año a año como un reto gestionar los actos de graduación de sus estudiantes. Con cerca de 70 titulaciones y presencia en un centenar de países, organizar estos eventos con los alumnos que finalizan sus estudios era un auténtico desafío que precisaban automatizar.
Cuando desde la UNIR se pusieron en contacto con NETBRAIN, cada una de las graduaciones se tramitaba mediante hojas Excel y los envíos de invitaciones y comunicaciones online se hacían de forma manual. Un proceso que había que multiplicar por las distintas facultades y países, cada uno con sus particularidades. Esto suponía un importante volumen de trabajo para el equipo, especialmente teniendo en cuenta los miles de alumnos que se gradúan al año en cada grado, por lo que es preciso realizar el acto por grupos, en varios días.
Nuestra solución
Desde NETBRAIN nos planteamos diseñar una plataforma web a medida para facilitar y automatizar estos procesos. En ella, la UNIR puede registrar las distintas graduaciones, en los diferentes lugares y fechas, importar el listado de alumnos de cada una de ellas, y también los e-mails que han de enviarse. El sistema se encarga de remitirlos en los días marcados para hacer llegar al alumnado las comunicaciones de registro, recordatorios, datos del acto… todo lo que sea necesario.
Además, para mejorar la experiencia de los estudiantes, a través del correo de inscripción reciben un enlace que les permite comprobar en la web que sus datos están registrados correctamente, añadir a los invitados que les acompañarán y efectuar el pago de la fianza marcada, mediante una pasarela de pago segura y multidivisa.
Una solución integral para facilitar y automatizar las inscripciones a los actos de graduación de la UNIR
El sistema está sincronizado con la gestión de contabilidad de la universidad y también con sus registros legales, dejando constancia de datos como la aceptación de la política de privacidad y de las autorizaciones o negativas a la toma de imágenes.
La solución implantada ha permitido al equipo de la UNIR una mejor organización de estos actos de graduación, integrando el aspecto académico con el administrativo, eliminando sobrecargas de trabajo y márgenes de error. A esto se suma la facilidad que supone para el alumnado el acceso y la gestión de esta información.
Los datos
La plataforma ha enviado ya más de 40.000 invitaciones, que han permitido gestionar entre 1.000 y 5.000 alumnos por cada acto.
- 40.000 invitaciones enviadas.
- Gestión eficaz de entre 1.000 y 5.000 alumnos en cada graduación
Tecnología
- Solución PHP LARAVEL, integrada con el CRM y ERP de la UNIR, el sistema de pagos multidivisa y el registro legal.
- Tecnología: API Rest, RabbitMQ, Mandrill, Redsys.